Hãy cùng tìm hiểu cách tạo ra một thời khoá biểu Trello - công cụ mang những tính năng rất hữu ích để lên kế hoạch, quản lý, và theo dõi kết quả công việc.
Bạn đang loay hoay không biết sắp xếp núi công việc của mình như thế, dự án nào quan trọng, dealine… hay cả tá kế hoạch sẽ làm nhưng không biết nên bắt đầu từ đâu. Chúng tôi giới thiệu đến bạn công cụ được giới văn phòng tin dùng, nâng cấp tốc độ & hiệu quả làm việc là Trello. Với Trello, bạn có thể thoải mái sắp xếp công việc theo cách riêng của mình. Ngoài ra, mỗi khi xong việc, cảm giác “tick” một cái vô những task đã làm đảm bảo sẽ khiến bạn thích mê ly, có thêm sức lực “chinh chiến” những công việc khác còn lại trong ngày.
Trello là gì? Tìm ở đâu?
Trello là một công cụ hỗ trợ lên kế hoạch, sắp xếp, và theo dõi tiến độ công việc. Khác với những to-do list thông thường, Trello nổi bật hơn với tính năng drag-drop dễ dùng, giao diện thân thiện, và khả năng kết hợp với vô số những công cụ hỗ trợ công việc khác như Slack, Google Drive, hay Calendar.
Để mày mò tập làm quen với Trello, bạn có thể truy cập tại đây: www.trello.com
Trello rất dễ dùng, nên chỉ với 5 phút tìm hiểu, bạn sẽ thông thạo với phần mềm này. Đơn giản như Word, Excel, hay Powerpoint đó mà.
Dùng Trello để sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Có rất nhiều cách để dùng Trello, và một trong những cách đó là chia cách danh sách trong Trello thành các nhóm ưu tiên khác nhau, bao gồm: Do it Now (Làm ngay), Do it Later (Làm sau), và Delegate (Giao cho đồng nghiệp)
Bảng Trello của bạn theo cách dùng này sẽ như sau:
Như vậy, cứ cuối ngày hôm trước, bạn cứ lên một list những danh sách cần chia theo thứ tự ưu tiên, rồi bỏ vào những cột với tên tương ứng. Qua ngày hôm sau, bạn nên tập trung vào những việc “Do it Now” trước. Làm xong rồi hãy làm tiếp đến những việc của cột “Do it Later”. Còn những việc trong cột “Delegate” hãy giao cho đồng nghiệp bạn tin tưởng làm thay.
Sau khi làm xong việc nào, bạn hãy tô màu (label) công việc đó như sau:
Trello có rất nhiều màu khác nhau cho bạn chọn lựa. Bạn có thể chọn màu xanh cho những việc đã hoàn thành, màu đỏ cho những việc phát sinh thêm, phải dời qua ngày hôm sau để làm tiếp chẳng hạn.
Dùng Trello như thời khoá biểu hàng ngày
Ngoài cách dùng Trello ở trên, bạn có thể dùng Trello như một thời khoá biểu hàng ngày. Thay vì tạo ra những cột như “Do it Now”, “Do it Later”, và “Delegate”, bạn hãy tạo 7 cột tương ứng từ thứ 2 đến chủ nhật. Sau đó sắp xếp các công việc phải làm vào các ngày tương ứng.
Để thêm thứ tự ưu tiên, bạn có thể di chuyển những công việc quan trọng lên đầu, những công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn xuống dưới. Bạn có thể đánh dấu màu như trong hình, với màu đỏ là việc có mức độ ưu tiên cao nhất, rồi đến màu tím, cuối cùng là màu xanh dương.
Tương tự như cách dùng trước đó, khi làm xong công việc nào, bạn chỉ cần đánh dấu màu xanh lá cây là xong. Đến cuối ngày cứ kiểm tra các công việc, nếu thấy tất cả đều xanh hết là bạn có thể tự tin bước ra khỏi văn phòng rồi.
Dùng Trello để chia công việc theo tuần
Nếu bạn không phải là người chi li, thay vì lên kế hoạch hàng ngày như 2 cách trên, bạn có thể lên công việc cho một tuần. Bạn chỉ cần tạo một cột tuần, và bỏ hết công việc vào đó.
Bạn cũng có thể để đánh dấu màu theo thứ tự ưu tiên khác nhau để dễ theo dõi. Cách này có 1 điểm lợi thế là bạn không phải mất thời gian để lên kế hoạch quá chi tiết hàng ngày. Tuy nhiên, điểm trừ là bạn rất dễ bị quên “deadline”. Trello cũng biết được điều này, nên đã tạo ra chức năng “schedule” (hẹn giờ) cho bạn.
Sau khi đặt “deadline” xong, ngày “phải xong” của từng công việc sẽ hiện ra cho bạn theo dõi.
Vậy là bạn không bao giờ sợ quên “deadline” rồi.
Những “vũ khí bí mật” khác của Trello
Với những cách dùng trên, chắc chắn bạn đã có thể lên kế hoạch, sắp xếp, và theo dõi tiến độ công việc của bạn rồi. Nhưng nếu bạn muốn trở thành “siêu nhân” của Trello, thì đừng quên khám phá những công cụ hỗ trợ “Power-Ups” nằm ẩn mình ở thanh công cụ “Show Menu” ngoài cùng bên tay phải của bạn nhé.
Sau đây là một vài “vũ khí bí mật” không thể không dùng trên Trello:
Calendar: Với chức năng này, toàn bộ những công việc có “deadline” của bạn trên các danh sách trong Trello sẽ được hiện thị dưới dạng lịch (như Google Calendar).
Gantt Chart: Hiển thị tất cả công việc và tiến độ của nó theo dạng Gantt Chart. Cách minh hoạ công việc theo Gantt Chart sẽ giúp bạn dễ dàng nhận biết được công việc nào đang ở đâu trên tiến độ chung của toàn dự án.
Harvest: Theo dõi thời gian bạn bỏ ra để hoàn thành 1 công việc nào đó trên Trello. Công cụ này rất hữu hiệu để bạn có thể tối ưu hoá thời gian làm việc đó.
Mailchimp: Đối với các bạn làm trong phòng marketing của các công ty có sử dụng Mailchimp, đây là công cụ không thể thiếu. Công cụ này sẽ cung cấp tất cả các thông tin (ngày gửi, số lượng thư gửi ra, open rate, click rate) của một email đang được đề cập đến trong danh sách công việc của bạn.
Survey Monkey: Tương tự công cụ Mailchimp, Survey Monkey sẽ cập nhật kết quả một survey đang được đề cập đến trong danh sách công việc của bạn.
Voting: Chức năng này chỉ thực hiện được khi danh sách công việc của bạn được chia sẻ cho nhiều người. Khi mọi người muốn vote một quyết định nào đó, Voting sẽ đếm và cho bạn kết quả ngay lập tức.
Trello là một công cụ vô cùng hữu ích cho dân văn phòng, từ thực tập sinh, cho đến những anh/chị ở các chức vụ cao hơn như quản lý, giám đốc. Trello còn làm được rất rất nhiều việc bổ ích khác, giúp bạn nâng cao khả năng làm việc hiệu quả của mình. Hãy cùng khám phá Trello và làm việc hiệu quả mỗi ngày nhé.
Nguồn VietnamWorks