Làm báo cáo nhanh hơn với 18 phím tắt hữu hiệu, để bạn tiết kiệm thật nhiều thời gian khi làm bài trên Powerpoint.
Tạo slide mới trong chớp mắt
Trước khi mình biết mẹo dưới đây, để tạo slide mới, mình thường bấm chuột phải rồi chọn “New Slide”, rất là mất công. Từ khi biết bí kíp này, mình không bao giờ đụng đến chuột khi làm thao tác này nữa.
- Ctrl + M: Tạo slide mới
- Ctrl + D: Copy slide sẵn có (duplicate) thành slide mới
Bật màn hình trình chiếu
Nút trình chiếu có sẵn trên màn hình rồi, nhưng ở góc phải, nhỏ xíu, bạn phải mất công tìm vào rồi click đúng chỗ nó mới lên. Thử những phím sau nhé:
- F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay từ đầu
- Shift F5: Bắt đầu màn hình trình chiếu ngay slide đang mở hiện tại
Tránh gây xao nhãng khi thuyết trình
Khi thuyết trình, có đôi khi bạn muốn người nghe chỉ chú ý nhìn mình, thay vì nhìn slide trên powerpoint. Để tránh gây xao nhãng cho người nghe trong tình huống này, bạn hãy dùng những phím tắt sau khi đang trình chiếu:
- Phím B: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu đen
- Phím W: Chuyển màn hình trình chiếu sang màu trắng
Viết vẽ lên màn hình trình chiếu
Nhiều khi bạn muốn trực tiếp tương tác lên slide thuyết trình của mình bằng cách khoanh tròn những con số quan trọng chẳng hạn, bạn thường hay click chuột phải vô màn hình và chọn “Pointer Option” rồi chọn “Pen” đúng không. Lâu lắm, thử làm những phím tắt sau nhé:
- Ctrl + P: Biến con trỏ thành viết để vẽ lên màn hình chiếu
- Ctrl + E: Biến con trỏ thành cục tẩy để xóa những nét vừa vẽ
Di chuyển slide một cách nhanh chóng
Mình để ý sau khi xong bài thuyết trình, đến phần hỏi đáp, khán giả thường hỏi ở những slide nào đó bất kỳ. Thế là bạn phải thoát màn hình trình chiếu ra, rồi rê chuột đến slide đó, và mở lên lại. Bạn thử làm cách chuyên nghiệp hơn sau đây thử xem nhé:
- 1 + Enter: Trở lại slide mở đầu
- Số thứ tự slide + Enter: Trở lại slide với số thứ tự tương ứng (với điều kiện bạn phải nhớ slide là slide số bao nhiêu)
Cân chỉnh các ký tự nhanh hơn
Nhiều khi bạn đã chọn kích cỡ chữ (font size) rồi, sau đó mới type ra thì thấy sao mà nhỏ/to quá. Vậy là bạn phải bỏ bàn phím ra, chụp lấy con chuột để chỉnh cỡ chữ trên thanh công cụ.
Hay là nhiều khi bạn chọn type loại chữ viết thường hết, viết xong rồi mới thấy chữ in hoa hết thì đẹp hơn. Vậy là bạn phải xóa hết, xong ấn phím Caps Lock và viết lại từ đầu.
Đừng phí thời gian như vậy nữa. Hãy thực hiện những thao tác sau nhé:
- Ctrl + Shift + >: Tăng kích cỡ chữ
- Ctrl + Shift + <: k="" c="" ch="">
- Shift + F3: Chuyển chữ thường thành chữ in hoa
Canh lề trái phải trong một nốt nhạc
Giờ đây bạn không cần phải rê chuột lên thanh công cụ và chọn cách canh lề phù hợp nữa. Hãy thử những tổ hợp phím sau để tiết kiệm thời gian nhé:
- Ctrl + E: Canh giữa
- Ctrl + L: Canh trái
- Ctrl + R: Canh phải
- Ctrl + J: Canh đều
Phím redo tiện dụng
Đó giờ mình chỉ biết mỗi phím Ctrl + Z (undo) để quay ngược lại thao tác trước đó đã làm thôi. Xong nhiều khi undo lại rồi mới biết hóa ra cái mới còn đẹp hơn cái cũ. Vậy là mình phải rê chuột lên thanh công cụ và tìm phím redo. Bạn sẽ không cần phải làm như vậy nữa với phím tắt sau đây:
- Ctrl + Z: Undo
- Ctrl + Y: Redo
Với 18 phím tắt này, hi vọng bạn sẽ thao tác nhanh hơn trên PowerPoint và nhanh chóng hoàn thành công việc của mình.